Varje tonhöjd räknas.

10 kalla e-posttips som jag brukade få 60 000 anmälningar

Jag har arbetat på Toggl sedan 2015 och under de två åren har jag kört över 150 000 besök i Toggl (* som kan redovisas direkt) tack vare, nästan uteslutande, kalla e-postmeddelanden.

Mitt fokus har varit på medieplaceringar, förhandla om innehållssamarbete och säkra gästposter och omnämnanden i relevanta branschbloggar och i allmänhet, öka referenslängtrafiken till Toggls webbplats.

Under processen har jag skickat cirka 500 e-postmeddelanden, vilket resulterade i 94 nya, höga DA-backlänkar. Vilket innebär att jag hade en framgångsrate på 18% skickad till publicering. Inte så pjåkigt.

Det är viktigt att förtydliga först: Jag har personligen skrivit och noggrant gått igenom varje e-postmeddelande som jag skickade. Prata om skalbar, va?

Så innan du fortsätter att läsa, kom ihåg - det kommer inte att finnas några mirakel här, jag kommer inte att dela tillväxthackar eller bli rik-snabb-på-pyramid-scheman tips, varje tips jag delar kommer att lukta på blod, svettas och tårar.

Under mina första veckor noterade jag noggrant alla e-postmeddelanden som jag skickade, varje svar och om det ledde till ett framgångsrikt nytt omnämnande eller inte, så här såg tabellen ut:

Ett glimt på mina första veckor på Toggl

I princip, för varje fem e-postmeddelande som jag skickade skulle jag få en hög DA-artikel publicerad som länkar till Toggls webbplats.

Konverteringsfrekvensen från besök till registrering på dessa artiklar är på svindlande 40%. Jag antar att tjänade media verkligen fungerar.

Under nästa och ett halvt år fortsatte jag att arbeta med dessa och skickade cirka 500 e-postmeddelanden som i sin tur resulterade i 94 publikationer och 150 000 besök i Toggl. Eftersom konverteringsfrekvensen är i genomsnitt 40%, ledde detta till att vi fick 60 000 nya anmälningar.

Men ta inte bara mitt ord för det, här ser vi på våra omvandlingsfrekvenser:

Referens trafik omvandlingsfrekvens

Som jag nämnde ovan kom dessa länkar från:

  • medieplaceringar
  • innehåll partnerskap
  • och gästposter

[Ropa ut till Zapier som gav oss ett konstant högt antal kvalitetsbesökare och en häpnadsväckande konverteringsfrekvens, om du bygger appar - se till att samarbeta med dem]

Och alla möjliggjordes av några fina kalla e-postmeddelanden som tar oss till min nästa punkt: Här är de tekniker jag använde för att köra 60 000 anmälningar för mitt företag:

10 tekniker för mördare kall e-post

1. Gör din forskning

Innan du öppnar din e-postklient måste du undersöka de personer du pratar med. Google sitt namn, läs sitt arbete online, bokmärke några bra arbeten, bläddra igenom deras sociala profiler, lära sig om vad som gör dem glada, arga eller lite irriterade.

Kolla vilka politiska kandidater de stöder, hur de känner för viktiga sociala ämnen, vad de troligtvis uttrycker sina åsikter om och vad, i allmänhet - får sitt hjärta att krypa.

OBS: Forskning hjälper dig att lära dig vad de är intresserade av och vad de mest troligt kommer att märka i en konversation. Använd den information du samlar in på ett klokt sätt.

Pro tip: Om du vill få uppmärksamhet i media, se till Muckrack - ett verktyg som hjälper dig att undersöka och kontakta journalister, det är ersättningsbart i mitt arbete.

2. Gör dig själv bekant

Det kallas kall e-post av en anledning, det är din första kontakt med människor som vet lite eller ingenting till dig. Tyvärr för dig tenderar människor att gilla saker de är bekanta med mer än de gillar det nya och annorlunda. Därför äter vi på samma platser och tenderar att tro att våra egna skull är överlägsen andras.

Lyckligtvis finns det saker du kan göra för att verka bekant. Innan du skickar ett e-postmeddelande, följ din kontakt på sociala medier, prova att interagera med dem och se hur det går. Ett annat bra sätt att göra det är att kontakta dem efter en stor förändring eller framgång i livet, en snabb "gratulationer" kommer att gå långt.

Försök få din kontakt att komma ihåg ditt namn innan du skickar ett e-postmeddelande.

3. Anpassa e-postmeddelandet

Detta borde självklart säga. Se till att du nämner deras namn, deras takt (om de är journalister) eller namnet på deras företag. Skriv om varför de är speciella för dig och vad som gjorde att de sticker ut bland många andra.

OBS: Reportrar och andra experter kan omedelbart upptäcka ett massmeddelande så försök inte skicka ett.

Jag har lagt till fler tips för att anpassa din uppsökning nedan.

4. Hitta något du har gemensamt

Jag gjorde det tidigt att aldrig skicka ett e-postmeddelande innan jag hittar åtminstone en sak som jag har gemensamt med personen jag når ut till.

Att hitta något gemensamt med människor du försöker prata med gör det mer troligt att du verkar bekant och därmed mer likvärdig med dem.

Denna lilla krok kan öka din framgång. Vi använder det vid datering hela tiden.

5. Slå en konversation

Genom att vara verkligen intresserade av att prata och samtala med människor, blir vi verkligen intressanta för dem. Folk älskar att bli ställda frågor, se till att du träffar rätt ämne och att de inte kommer att kunna motstå svar.

Vem du än pratar med, lära dig tillräckligt om dem för att ta reda på vad som blir dem upphetsade och slå en konversation om det.

6. Använd känslomässiga krokar

Känslomässiga krokar fungerar som ett kraftfullt sätt att engagera dina läsare och har använts i fiktionskrivning i flera år. Det krävs några smarta justeringar för att använda dem i kall e-post, men när du gör det ordentligt - de är otroligt effektiva.

Här är en nybörjarguide för känslomässiga krokar.

7. Gör det kort och enkelt

58% av journalisterna säger att den ideala längden på en PR-tonhöjd är 2-3 stycken. Försök att tillämpa detta råd på varje kall e-post du skickar. Försök inte att sälja, gå vilse på långa platser eller övervälda din läsare med för mycket information.

Tänk på vad du vill säga, håll dig fokuserad på huvudpoängen i din e-post och redigera alla onödiga delar. Även om det kan låta lättare sagt än gjort, kan du prova detta: tilldela ett mål till din e-post och sedan till varje mening. När du har gjort det kan du redigera meningarna som inte stöder huvudmålet eller poängen i din e-post. Det blir lättare med tiden.

8. Gör det om dem, inte dig

Jag önskar att jag skulle kunna säga att det är ett rookie-misstag att försöka poängtera någon form av relation genom att bara fokusera på dig själv men det skulle vara en uppenbar lögn. Sanningen är att i så mycket marknadsföring, PR och våra egna samtal tenderar vi att fokusera på oss själva och de punkter vi försöker ta upp.

På samma sätt, när vi engagerar oss i samtal med andra människor, tenderar vi att fokusera på våra egna fördelar och hur det de säger relaterar till oss kontra en helt annan värld av möjligheter. Kom ihåg att din e-postadress inte är relevant för en person om det inte handlar om dem.

Använd denna lilla mänskliga egenskap mot din läsare och börja med att fokusera på dem och bara dem. Alla uppskattar en bra lyssnare.

9. Kontrollera klockan

Det finns så mycket data om e-postsvarfrekvenser jämfört med tiden de skickas och fortfarande, på något sätt får jag kalla e-postmeddelanden klockan 18 på en fredag ​​och bara .. krypa.

Först och främst, se till att ditt e-postmeddelande fortfarande är relevant, dvs inte dela gamla nyheter som redan har täckts och hoppas få en ny poäng. Gå inte igenom en slumpmässig kontaktlista och spräng bort e-postmeddelanden innan du kontrollerar att de fortfarande har samma intresse / arbete på samma plats.

Innan du skickar, dubbelkontrollera deras tidszon och schemalägg e-postmeddelandet för att nå dem medan de är på jobbet och fortfarande är tillräckligt fokuserade.

Morgnar är bäst, men inte för tidigt, jag tenderar att sträva efter 11:00 leverans. Eftersom alla behöver ett par timmar på jobbet för att få lite fokus, tänka på den stora bilden och planera ut dagen innan de dyker in i en oändlig hög med anmälningar. Var respektfull för sin tid om du vill att de ska märka dig.

Sammanfattningsvis måste den perfekta tonhöjden vara: aktuell, relevant, personlig och spännande nog för att få en konversation igång.

10. Följ upp

Uppföljningar får 30% högre svarsfrekvens än första e-postmeddelanden, det handlar kanske om uthållighet men också - det kan bara handla om bekanta och den exponeringseffekt som jag nämnde i tip nr 2.

Så se till att följa upp, skriva ett snabbt e-postmeddelande som bekräftar hur upptagen och viktiga de är medan du artigt frågar att överväga din e-post en gång till.

Bonustips: verktyg! Se till att du har rätt verktyg innan du ens startar ett kall e-postäventyr.

Jag använder Boomerang för att schemalägga min e-post, Trello & Streak för att hålla reda på vem jag pratar med och naturligtvis - Toggl för att hålla reda på min tid. Om du är nyfiken, tar en genomsnittlig tonhöjd cirka 60 minuter att undersöka och 15 att skriva.

Om du är intresserad av PR och hur det kan vara användbart att starta startar, kolla min kompletta guide till PR för nystartningar och få bättre svar på de kalla e-postmeddelandena du skickar.

Om du gillade den här artikeln, klicka på -knappen eller dela den med en vän. Och om du inte gillade det, vill jag höra allt om det på Twitter.