12 strategier som hjälper mig (och 108 anställda) att slå procrastination

Foto från ett JotForm-teammöte

Det finns en uppgift som jag har känt att undvika: att gå till tandläkaren.

Och det verkar som om jag inte är ensam.

I en Storbritanniens studie 2015 var besökande tandläkare nr 6 på en lista över de 10 vanligaste aktiviteterna som folk skjuter upp.

Det är perfekt för mig. Till och med en rutinmässig rengöring är obekväm, med allt det skrotande, sugande och polerande. Såvida du inte är kväl, är det så lätt att skjuta upp nästa möte.

Tandläkerstolen är dock en av de enda saker jag undviker.

12 år på att bygga mitt företag, JotForm, kan jag ärligt säga att jag inte skjuta upp längre - och det är inte för att jag har övermänsklig viljestyrka.

Istället har jag utvecklat system och taktik som gör det nästan omöjligt att försena vad som behöver göras.

Varför kan jag inte komma på jobbet?

Innan vi kan slå förhalning är det viktigt att förstå varför vi gör det.

Författaren James Clear förklarar att grekiska filosofer inklusive Sokrates och Aristoteles utvecklade ordet akrasia för att beskriva tillståndet att agera mot ditt bättre omdöme.

I moderna termer säger Clear att vi alla har ett nuvarande jag, som vill omedelbar tillfredsställelse, och ett framtida jag, som värderar långsiktiga belöningar:

”... medan det framtida jaget kan sätta mål, kan bara det nuvarande jaget vidta åtgärder.
När det är dags att fatta ett beslut gör du inte längre ett val för ditt framtida jag.
Nu är du i nuet och din hjärna tänker på det nuvarande jaget. ”

Förhalning känns ofta som självsabotage. Ditt nuvarande jag åsidosätter ditt framtida jag för att få vad det vill - just nu.

När jag började min entreprenörsresa gjorde jag ett medvetet val att spela det långa spelet. Jag startade upp verksamheten och vi växte långsamt, från bara en handfull användare 2006 till över 3,5 miljoner idag.

Jag kanske inte har förstått det psykologiska dragkampen mellan mitt nuvarande och framtida jag, men jag visste att varje litet steg kompletterar. Jag arbetade konsekvent och lärde mig att hantera mina egna fördröjningsutlösare.

Nu när vi har över 100 anställda på två kontinenter har vi också skapat en anti-procrastination-kultur.

Enligt våra kollegor, konsulter och kunder (som jag litar på för att berätta sanningen) får vårt team saker gjort. Vi arbetar snabbt och effektivt utan att bränna ut i processen.

När förhalning driver kreativitet

Även om att undvika dina uppgifter kan få svåra konsekvenser, skapas inte all uppskjutning lika.

I en artikel i New York Times 2016 delar ledare och psykologiprofessor Adam Grant ett experiment som genomfördes av en tidigare student, Jihae Shin.

Shin misstänkte att förhalning faktiskt kan öka kreativiteten, så hon utformade ett experiment där deltagarna utvecklar nya affärsidéer.

  • Vissa fick höra att börja brainstorma omedelbart,
  • medan andra fick utskjuta genom att spela Minesweeper eller Solitaire innan du dyker in.

När oberoende utvärderare bedömde affärsidéerna var fördröjarenes planer 28 procent mer kreativa.

"När människor spelade spel innan de fick höra om uppgiften ökade det inte kreativiteten," skriver Grant. ”Det var först när de först fick veta om uppgiften och sedan avskaffade dem att de övervägde fler nya idéer. Det visade sig att förhalning uppmuntrade divergerande tänkande. ”

Grant pekar på Steve Jobs, Bill Clinton, Frank Lloyd Wright och manusförfattaren Aaron Sorkin som exempel på mycket kreativa, framgångsrika tänkare som var (och är) kroniska procrastinators.

Gränsen mellan ledig och inspirerad

Så, hur vet du skillnaden mellan en rimlig, kreativitetsfrämjande försening och destruktiv förhalning?

I en artikel för The Atlantic säger författaren Derek Thompson att våra känslor är nyckeln. Han pekar på psykologprofessorn Joseph Ferraris arbete och förklarar att vi skjuter upp av två skäl:

"(1) Vi försenar åtgärder eftersom vi känner att vi är i fel humör för att slutföra en uppgift, och (2) Vi antar att vårt humör kommer att förändras inom en snar framtid."

Vi gör bekanta ursäkter, som "Jag ska ha den här biten nu och jobba extra hårt på gymmet imorgon." Cykeln fortsätter och vi hamnar i ”The Procrastination Doom Loop.”

Det är inte alltid lätt att skilja mellan ett hälsosamt steg tillbaka och klassiskt undvikande, men jag håller med om att det kräver en känslomässig incheckning.

Jag vill fråga mig själv och mitt team varför vi väntar - att avsluta en uppgift, fatta ett beslut eller ta itu med ett problem - och om den förseningen verkligen kommer att tjäna oss.

Jag är också en stor förespråkare för stabilitet. Du kan inte undvika hål i förhalning om du alltid kämpar bränder, både i ditt arbete och ditt personliga liv.

Om servern alltid tappar, försöker du lösa grundorsaken. Fortsätt inte lösa samma problem. Skapa avslappnade, repeterbara och förnuftiga system som faktiskt stöder dig.

Hur vårt team förblir produktivt och lyckligt

På JotForm arbetar vår personal i små, tvärfunktionella team. Varje grupp har befogenhet att fatta och utföra sina egna beslut. De har utrymme och oberoende.

Vi försöker också:

1. Kross oavsiktighet och okända

Obesvarade frågor kan leda till förhalning. Våra team med 4–5 medlemmar arbetar alla på samma projekt, så de behöver inte vänta på att någon annan ger dem grönt ljus. De kämpar inte för att få alla i samma rum (och på samma sida) heller. Ju fler svar du har, desto lättare är det att gå framåt.

2. Samarbeta i realtid

När vi fastnar använder vi ofta en teknik som kallas co-pilotering. Två personer kommer att sitta tillsammans vid samma dator och prata problemet igenom. De delar tekniker och idéer. Vi är också co-pilot för att utbilda ny personal. Det är inte bara bra för att lära sig och driva igenom block, utan det förhindrar förseningar. Någon tittar bokstavligen på att du arbetar, så du kan inte byta uppgifter eller kolla in ett tag.

3. Bryt ner det

Skär stora projekt ned i små, hanterbara steg. Du undviker flaskhalsar och frustration, medan du njuter av belöningen för konsekventa framsteg. Varje liten åtgärd hjälper till att eliminera friktion och flytta dig närmare ett färdigt tillstånd.

4. Slash byråkrati

Väntar dödar produktiviteten. Det blockerar lagets framsteg och tappar spänningen. Vi försöker upprätthålla ett strömlinjeformat kontor som ger människor möjlighet att vidta åtgärder. Mycket sällan behöver vår personal få avstängning på sitt arbete. Istället är det inbyggt i våra organisations- och projektstrukturer.

5. Planera ett team push

Vi tror att oavslutade uppgifter är fienden. Det är en filosofi som jag har dragit från Lean Manufacturing-filosofier och Toyota Production System. Vi uppmuntrar till exempel korta genomgångar (tid från början till slut) och undviker att ha stora ”inventeringar” av restarbeten. När en person påbörjar en utmanande process, kan andra människor gå med i ansträngningen och driva varandra som ett team. Tillsammans kan du avsluta nästan vad som helst.

6. Sele momentum

När ett objekt är i vila är det svårt att få det att flytta igen. Vi känner alla till kampen för att gå av soffan och gå till gymmet. Samma idé gäller för lag. När ditt team har energi och produktivitet är det lättare att fortsätta. Om teamet sitter fast och väntar på svar eller motivation är det svårt att starta om motorn. Håll dig i rörelse så undviker du produktivitetsfällor.

7. Visa ditt arbete

Vi har en regel för demodagar på fredag: du måste visa ditt arbete med den levande produkten. Det motiverar alla att avsluta det de börjar. Det belönar också verkliga framsteg, oavsett hur liten uppgiften är.

8. Synliggöra projekt

Vår dagliga team-e-post listar alla öppna produktbuggar och visar vem som löste de sista. Människor vill se sig själva på den "fasta" sidan. Det är spännande att spåra förbättringar och det skapar en känsla av ansvarighet. Det håller alla på rätt spår.

System som hjälper mig att squash förhalning

Så här undviker jag fällan gör-det-imorgon.

1. Separat arbete och lek

När jag sätter mig vid mitt skrivbord gör jag ingenting annat än att jobba. Jag öppnar inte Facebook eller läser en affärsartikel. Det tog många år att utveckla detta tankesätt, men nu är det ett automatiskt svar. Jag kommer till jobbet och kommer ner till jobbet. Vi försöker också upprätthålla en lugn, produktiv kontorsmiljö som främjar fokus och flöde.

2. Gör först den tuffaste uppgiften

Du har antagligen hört talas om att du äter grodan. Att hantera din viktigaste eller komplicerade uppgift direkt är en metod som verkligen fungerar. Det är lättare att tänka väl när din hjärna är vilad och du inte har glidit till beslutströtthet.

3. Njut av belöningen

En tom inkorg gör mig lycklig. Att behandla e-post är inte den mest spännande delen av min dag, men jag älskar den känslan av prestation och kontroll. Omedelbar tillfredsställelse känns bra, men det är ännu bättre att slutföra det du vill göra - och jag försöker alltid komma ihåg att om jag frestas att skjuta upp.

4. Ställ in tidsgränser

Godtyckliga begränsningar kan hjälpa dig att starta, vilket ofta är den tuffaste fasen i någon uppgift. Börja med ett rum om du kämpar för att städa ditt hem. Du kanske bara fortsätter och avslutar hela saken. Även om du inte gör det har du skapat verklig fart. Eller prova Pomodoro-tekniken, där du arbetar oavbruten i 25 minuter, ta dig sedan en kort paus innan du loggar in ytterligare 25.

5. Följ en strikt beställning

Jag svarar alltid på mina äldsta e-postmeddelanden först. Jag hoppar aldrig runt. Det tvingar mig att ta itu med frågor och frågor direkt, istället för att rädda dem för senare. Du kan också prova Seinfeld-strategin för att utveckla en obruten kedja med daglig insats.

Dessa anti-procrastination-taktiker är kanske inte jordskrävande, men de fungerar för mig - vilket är det viktigaste tipset av alla.

Experimentera på dig själv. Prova olika metoder och se vad som fungerar bäst.

Kom ihåg att förhalning är naturlig och mänsklig, så slå inte dig själv när du glider in i dödsslingan.

Bara plocka upp dig själv, skaka av dimman och tänka på hur du kan tjäna ditt framtida jag.

Om du ska ursäkta mig, bokar jag lite kvalitetstid hos min tandläkare.